AI Literacy Guide

CMG FRAMEWORKS SRL — CMG Workflow Version 1.0 — 27 August 2026

This guide exists because Article 4 of the EU AI Act (applicable since 2 February 2025) requires providers and deployers of AI systems to ensure a sufficient level of AI literacy among the people who operate them. It is written for the people who use the Platform every day, not for lawyers. Read it once; re-read the failure list before you trust an AI output with something expensive.

The Romanian version follows the English one and is the working version for Romanian-speaking teams.

---

1. What AI is running, and what it is for

| Where you meet it | What it does | What it is not | |---|---|---| | Cosmos AI (in-app assistant) | Searches your workspace, summarises, counts, drafts, and executes operations you ask for | Not a decision-maker. It proposes; you approve anything destructive | | WhatsApp bot | Replies to inbound WhatsApp messages, qualifies leads, answers FAQs, escalates to a human | Not a human, and it says so on its first message | | Lead extraction | Pulls names, phones, emails, services, and answers out of free text | Not a validator. It will confidently mistype a phone number | | Meetings | Transcribes uploaded audio, labels speakers, produces summaries, commitments, and sentiment | Not a record of proceedings, and not an evaluation of the people in the room | | Insights / alerts | Flags spend anomalies, stale leads, inactive users | Not an audit. It sees only what the integrations report |

All of these run on Google Gemini. Meeting audio also passes through ElevenLabs (speech-to-text) and, when you use voice profiles, pyannoteAI (speaker identification). None of these providers train their models on your data.

2. Where it is known to get things wrong

These are the real failure modes, not hypothetical ones:

• Extracted contact details. Digits get transposed and diacritics get dropped. Check a phone number before a campaign uses it.
• Confident invention. When the source text does not contain an answer, the model may produce a plausible one instead of saying nothing. If a summary states a fact you cannot find in the conversation, that fact is not real until you find it.
• Short memory. The WhatsApp bot sees only the last 10–15 messages. It does not remember what a customer said last month unless it was written into the lead record.
• Sentiment is a guess from text. "Negative" often means the customer wrote tersely. It never means the customer is angry, and it must never be attached to a colleague.
• Language drift. Romanian and English can mix inside one reply, especially after a customer switches language mid-conversation.
• Stale integration data. If a Meta or TikTok connection has expired, the AI reports on the data it still has, which is the data from before the connection broke. Check the connection banner before believing a drop in numbers.
• Speaker labels. In meetings with overlapping speech or a poor microphone, a sentence gets attributed to the wrong person. Correct labels before sharing a summary outside the room.

3. What you check before acting

1. Money and contracts. Never send an offer, invoice, or price the AI produced without reading every number.
2. Anything sent to a customer. You are the author of what leaves the system under your organization's name.
3. Deletions and bulk changes. Cosmos asks for approval. Read what it is about to change — the count is the part people skim and then regret.
4. Anything about a person's employment. See section 4; the answer is that you do not use this system for that.
5. Meeting recordings. Confirm every participant knew they were being recorded, before you upload.

4. What this Platform must never be used for

Prohibited outright under Article 5 of the EU AI Act, and we do not build them:

• Inferring the emotions of employees or students
• Social scoring of individuals
• Inferring race, political opinions, religion, trade-union membership, sex life, or sexual orientation from biometric data
• Predicting that a person will commit a criminal offence
• Generating intimate imagery or deepfakes of real people without their consent

Classed as high-risk under Annex III, and this Platform is not built, tested, or certified for them. Using it this way makes you the provider of a high-risk AI system, with every obligation that carries:

• Screening or ranking job applicants
• Evaluating, ranking, promoting, or dismissing employees
• Allocating work based on personal traits or behaviour
• Assessing creditworthiness
• Deciding a person's access to essential services

Sentiment, attendance, clocking, and task data exist in the Platform to run operations. They are not employee performance scores and must not be repurposed as such.

5. The rule that covers everything else

The AI proposes; a person decides and stays accountable. If an AI output would produce a legal effect or a significant impact on a person, a human makes that decision, can explain it, and can reverse it. That is GDPR Article 22, and it is also how you avoid explaining an automated mistake to a customer.

Questions, or something the AI got badly wrong: contact@cmgworkflow.com.

---

---

Ghid de alfabetizare AI

CMG FRAMEWORKS SRL — CMG Workflow Versiunea 1.0 — 27 august 2026

Ghidul acesta există pentru că articolul 4 din Regulamentul UE privind inteligența artificială (aplicabil din 2 februarie 2025) cere ca oamenii care folosesc sisteme AI să înțeleagă ce fac acele sisteme. E scris pentru cei care lucrează zilnic în platformă, nu pentru avocați. Citește-l o dată, iar lista de erori de la punctul 2 recitește-o înainte să te bazezi pe un rezultat AI într-o situație costisitoare.

---

1. Ce AI rulează și la ce folosește

| Unde îl întâlnești | Ce face | Ce nu este | |---|---|---| | Cosmos AI (asistentul din aplicație) | Caută în spațiul tău de lucru, rezumă, numără, redactează și execută operațiunile pe care i le ceri | Nu decide. Propune, iar tu aprobi orice operațiune distructivă | | Botul WhatsApp | Răspunde la mesajele primite, califică lead-uri, răspunde la întrebări frecvente, escaladează către un om | Nu e om și spune asta din primul mesaj | | Extragerea datelor din lead-uri | Scoate nume, telefoane, e-mailuri, servicii și răspunsuri din text liber | Nu validează nimic. Poate scrie greșit un număr de telefon cu toată convingerea | | Ședințe | Transcrie audio, etichetează vorbitorii și produce rezumate, angajamente și sentiment | Nu e proces-verbal și nu e o evaluare a oamenilor din încăpere | | Insights / alerte | Semnalează anomalii de buget, lead-uri uitate, utilizatori inactivi | Nu e audit. Vede doar ce raportează integrările |

Toate rulează pe Google Gemini. Audio-ul din ședințe trece și prin ElevenLabs (transcriere), iar dacă folosești profiluri vocale, și prin pyannoteAI (identificarea vorbitorilor). Niciunul dintre acești furnizori nu își antrenează modelele pe datele voastre.

2. Unde greșește, concret

Astea sunt erorile reale, nu ipotetice:

• Date de contact extrase. Se inversează cifre și se pierd diacriticele. Verifică orice număr de telefon înainte să intre într-o campanie.
• Inventează cu aplomb. Când răspunsul nu există în textul-sursă, modelul poate produce unul plauzibil în loc să tacă. Dacă un rezumat afirmă ceva ce nu găsești în conversație, informația nu e reală până nu o găsești.
• Memorie scurtă. Botul de WhatsApp vede doar ultimele 10–15 mesaje. Nu ține minte ce a spus clientul luna trecută dacă nu a fost scris în fișa lead-ului.
• Sentimentul e o presupunere din text. "Negativ" înseamnă de multe ori doar că omul a scris scurt. Nu înseamnă niciodată că e supărat și nu se atașează niciodată unui coleg.
• Amestecă limbile. Româna și engleza pot apărea în același răspuns, mai ales după ce clientul schimbă limba în mijlocul conversației.
• Date vechi din integrări. Dacă o conexiune Meta sau TikTok a expirat, AI-ul raportează pe datele de dinainte de deconectare. Verifică bannerul de conexiune înainte să crezi o scădere de cifre.
• Etichetele vorbitorilor. La ședințe cu voci suprapuse sau microfon prost, replica ajunge atribuită greșit. Corectează etichetele înainte să trimiți rezumatul în afara încăperii.

3. Ce verifici înainte să acționezi

1. Bani și contracte. Nu trimite ofertă, factură sau preț produs de AI fără să citești fiecare cifră.
2. Orice ajunge la client. Tu ești autorul a ceea ce pleacă din sistem în numele organizației tale.
3. Ștergeri și modificări în masă. Cosmos cere aprobare. Citește ce urmează să schimbe — numărul e exact partea pe care oamenii o sar și o regretă.
4. Orice ține de munca unui om. Vezi punctul 4: răspunsul e că nu folosești sistemul ăsta pentru așa ceva.
5. Înregistrările ședințelor. Confirmă că fiecare participant a știut că se înregistrează, înainte să încarci fișierul.

4. La ce nu are voie să fie folosită platforma

Interzise direct de articolul 5 din Regulamentul AI, iar noi nu le construim:

• Deducerea emoțiilor angajaților sau elevilor
• Scoring social al persoanelor
• Deducerea rasei, opiniilor politice, religiei, apartenenței sindicale, vieții sexuale sau orientării sexuale din date biometrice
• Prezicerea faptului că o persoană va comite o infracțiune
• Generarea de imagini intime sau deepfake-uri cu persoane reale, fără consimțământul lor

Clasificate drept risc ridicat în anexa III, iar platforma nu e construită, testată sau certificată pentru ele. Dacă o folosești așa, devii tu furnizorul unui sistem AI cu risc ridicat, cu toate obligațiile aferente:

• Trierea sau clasarea candidaților la angajare
• Evaluarea, clasarea, promovarea sau concedierea angajaților
• Alocarea muncii pe baza trăsăturilor sau comportamentului personal
• Evaluarea bonității
• Decizii privind accesul unei persoane la servicii esențiale

Sentimentul, pontajul, ceasul de prezență și datele despre task-uri există în platformă ca să meargă operațiunile. Nu sunt note de performanță și nu se transformă în așa ceva.

5. Regula care acoperă tot restul

AI-ul propune; omul decide și rămâne răspunzător. Dacă un rezultat AI ar produce un efect juridic sau un impact semnificativ asupra unei persoane, decizia o ia un om, care trebuie să o poată explica și să o poată întoarce. Asta cere articolul 22 din GDPR — și tot asta te scutește să explici unui client o greșeală făcută de un automat.

Întrebări sau ceva ce AI-ul a greșit grav: contact@cmgworkflow.com.